Pandemia koronawirusa pojawiła się nagle, sprawiając że wiele firm popadło w kłopoty finansowe. Prawdopodobnie każdy Przedsiębiorca zaczął zastanawiać się nad swoimi wydatkami i nad tym jak wygenerować dodatkowe oszczędności, dzięki którym będzie mógł zminimalizować odczuwane skutki epidemii lub zabezpieczyć swoją firmę na przyszłość.
Dla wszystkich tych, którzy chcą racjonalizować koszty w firmie, przygotowaliśmy listę kilku sposobów na obniżenie kosztów.
Księgowość
Jak możemy zaoszczędzić na księgowości? Tutaj rozwiązanie jest mocno zależne od potrzeb przedsiębiorstwa.
W przypadku małych, jednoosobowych działalności gospodarczych, generujących niewiele faktur (powiedzmy, że do około 50) polecamy zastanowić się nad prowadzeniem księgowości samodzielnie, przy pomocy rozwiązań dostępnych online. Programy te są bardzo intuicyjne, a te najtańsze to koszt nawet poniżej 20 zł miesięcznie! Oznacza to, że taki Przedsiębiorca może oszczędzić miesięcznie ponad 300 zł. Na początek to już coś, w końcu „grosz do grosza…”.
Większym firmom, zlecającym księgowość do profesjonalnego biura rachunkowego, możemy doradzić ponowne przeanalizowanie ceny przez nie oferowanej. Często pozostając przy obecnym rozwiązaniu z przyzwyczajenia, przepłacając okradamy własną firmę. Najlepszym sposobem jest wysłanie zapytań ofertowych przynajmniej do kilkunastu podmiotów (NA MARGINESIE: Warto wcześniej sprawdzić opinie o firmach, do których wysyłamy zapytania). Jeżeli otrzymane oferty znacząco odbiegają od tej, z której firma korzysta obecnie, można renegocjować warunki z obecnym biurem opierając się na twardych danych lub zmienić biuro. Dlaczego warto to zrobić? Ponieważ z naszych danych wynika, że ceny prowadzenia księgowości na rynku potrafią różnić się nawet czterokrotnie! To oznacza, że w przypadku dużych firm, oszczędności mogą wynosić dziesiątki tysięcy złotych rocznie.
W tym miejscu warto od razu obalić pewien mit, zmiana firmy księgowej w trakcie roku jest:
1) możliwa
2) całkiem prosta.
Wiele firm korzysta z tego samego oprogramowania (np. Symfonia, Comarch, Insert) i przeniesienie do innego biura rachunkowego, które ma takie samo oprogramowanie wiąże się praktycznie jedynie z przegraniem elektronicznej kopii ksiąg oraz przekazaniem papierowych dokumentów. W takim przypadku drugie biuro może bez problemu działać niemalże tak, jak by obsługiwało nas od samego początku.
Abonamenty, konta itp.
Przyzwyczajenie i wygoda są częstymi powodami strat w firmie. Warto raz w roku przejrzeć umowy, które posiadamy między innymi na takie usługi jak: abonamenty telefoniczne, konta w bankach, Internet, terminale płatnicze / obsługę płatności, usługi kurierskie, ubezpieczenia etc. i przeanalizować je pod dwoma względami:
1. czy są one nam jeszcze potrzebne?
2. Jeżeli „tak”, to czy możemy je jakoś ograniczyć oraz czy są na rynku tańsze oferty.
Koniecznie trzeba upewnić się, czy możemy rozwiązać daną umowę w tym momencie i czy np. nie wiąże się to z karami umownymi.
Spotkania z klientami
Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów jest odbywanie „spotkań” online, w formie wideokonferencji.
Dzięki temu oszczędzamy koszty dojazdów (paliwo, bilety, wyżywienie w delegacji) czy kosztów samego spotkania takich jak choćby kawa w popularnej kawiarni z zielonym logo.
Oczywiście nic nie zastąpi spotkania na żywo, ale czy zawsze jest ono konieczne?
Elektroniczny obieg dokumentów
Tutaj skala robi swoje. Im większa firma, tym większe możliwe oszczędności, a oszczędzając papier przyczyniamy się także do dbałości o środowisko. Ponadto oszczędzamy także na serwisowaniu urządzeń do drukowania i zakupie tonerów.
Odpowiednio organizując dokumenty w formie elektronicznej zwiększamy także wydajność pracy, ponieważ każdy dokument jest łatwy do odnalezienia i nie ma już konieczności przekopywania stert segregatorów w poszukiwaniu zaginionej faktury czy umowy.
Biuro wirtualne i strefy co-workingowe
Co raz większa ilość przedsiębiorców poszukując oszczędności decyduje się na ograniczenie kosztów biura wybierając albo biuro wirtualne albo biurko w przestrzeni współdzielonej tzw. Coworking. Dzięki takim rozwiązaniom znacząco obniżają koszty.
Biuro wirtualne
Usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorstwa w danym miejscu, z możliwością rejestracji firmy pod danym adresem. Umożliwia użytkownikom znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem pracowników biurowych. Koszt takiego biura to zazwyczaj około 10,000 zł netto/mies.
Wirtualne Biuro przyjmuje korespondencje, skanuje oraz wysyła do Przedsiębiorcy korzystającego z usługi. Pomaga to usprawnić działania, ponieważ klient nie ma potrzeby chodzenia na pocztę, unika stania w długich kolejkach oraz wszystkie potrzebne listy ma na swojej skrzynce e-mailowej.
Przedsiębiorca rejestrując firmę pod adresem biura wirtualnego wpływa też na lepszy wizerunek swojej firmy, ponieważ gdy Klient sprawdzi adres firmy zobaczy budynek biurowy w prestiżowej lokalizacji.
Strefy Coworkingowe
Nowoczesny sposób organizacji pracy biurowej, ulokowany między klasycznym biurem, a pracą domową. W tym układzie indywidualni przedsiębiorcy, często tzw. freelancerzy, dzielą przestrzeń biurową, zajmując się własnymi zadaniami. Klient w cenie otrzymuje możliwość pracy w pełni wyposażonym biurze oraz może zarejestrować adres firmy pod danym adresem.
Jak widać sposobów na znalezienie oszczędności jest wiele, a połączenie kilku z nich może dać naprawdę świetne efekty sięgające tysięcy złotych w skali miesiąca. Zachęcamy do regularnej analizy swoich wydatków, zarówno firmowych jak i osobistych, wyniki mogą być naprawdę zaskakujące.